Die LBS Münster West – schon fast ein Profi im hybriden Event Bereich, wir trafen uns bereits zum 2. Mal – lud Anfang September zum Sparkassen-Auftakt ein. Dank der vielen großen Räume im eigenen Gebäude wurde die Veranstaltung direkt aus dem größten Konferenzraum gestreamt.

Aber zuvor hieß es ausladen, aufbauen, Set einrichten, alle Beteiligten auf den gleichen Wissenstand bringen und bestmöglich auf und für die hybride Veranstaltung vorbereiten.

Ich war als Ablaufregisseurin unterwegs und habe zwei Tage lang die Zügel vor Ort in der Hand gehalten.

Proben am Vortag. Immens wichtig, um alle Personen mit dem Format vertraut zu machen und allen Gewerken Sicherheit zu geben.
Dabei sind zwei Ebenen zu beachten.

Ebene 1: die Ebene vor Ort. Früher der sichtbare Teil der Live Kommunikation.
Ebene 2: der Stream. Diese Ebene ist neu. Was sehen die virtuellen Gäste. Wie erzeugen wir Dynamik & Spannung. Was gehört nicht in den Stream, was sehen die virtuellen Gäste nicht.

Proben mit Moderation & den Referierenden.
Es hilft selbstverständlich, wenn die Personen Erfahrung mit Vorträgen haben. Aber eine Live Bühne ist mitnichten mit einer hybriden Eventbühne zu vergleichen. Der riesen Unterschied: es gibt kein Publikum, zu dem man spricht. Dieser scheinbar kleine Aspekt hat einen immensen Impact auf die Bühnenperformance aller. Und damit auf die Wahrnehmung des virtuellen Publikums auf der anderen Streamseite, an den Endgeräten.

Für mich als Regiesseurin ist es daher von großer Wichtigkeit, zuallererst ein Verständnis für dieses Format zu schaffen, alle Beteiligten zu briefen, „abzuholen“ und mit diesem Wissen in die Probe zu gehen.
Wichtige Punkte sind u.a.:

  • Flirten Sie mit der Kamera. Sie ist der visuelle Kanal zu den Gästen
  • Stehen Sie still. Die Kamera kann Sie nur gut in Szene setzen, wenn Sie nicht immer aus dem Bild laufen
  • Soundcheck: ein guter Ton ist schon die halbe Miete.
  • Blickrichtung: schauen Sie hoch. Augen auf. Und nach vorne. Einem wachen, interessierten Blick schaut man gerne zu.

Für die Vorbereitung der Vortragenden gilt:

  • Content ist King. Je kürzer und knackiger desto besser
  • Focus Präsentation: mehr Bild, weniger Text. Und den nicht zu klein**

**Sie müssen immer bedenken: Ihr Publikum sitzt eventuell nur am 13 Zoll Laptop oder am Smartphone. Streamformate sind responsive, aber größer werden die Bildschirme trotzdem nicht.

Gut vorbereitet und auf allen Ebenen geprobt ist dann die Veranstaltung (fast) ein Leichtes. Jeder kennt seinen Part, weiß um die Streamebene und was es dabei zu beachten gilt.

❓❓ Und was ist mit Feedback?
Auch das geht.
Per Chat können die virtuellen Gäste partizipieren und interagieren. Ein tolles Tool und Angebot an die Teilnehmenden auf diesem Weg gehört und gelesen zu werden.

Die hybride Veranstaltung in Münster war ein voller Erfolg. Nicht zuletzt wegen der detaillierten Vorbereitung eines jeden Akteurs.
Unsicherheiten baut man am besten durch gute Kommunikation ab. So wurden wir zu einem tollen Team, das gut miteinander harmonierte.

👉 Auf die Themen Interaktion, Networking & Gästeaktivierung werde ich in einem meiner nächsten Blogartikel näher eingehen.

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