Donnerstag, 11. Juni 2020, ich lief gerade durch die Lister Meile, als mein Telefon klingelte. Seit Corona ein nicht mehr allzu häufiges Phänomen. Julia, von den Impulspiloten aus Hamburg, war am anderen Ende. „Kristin“, kam es ziemlich direkt durch den Hörer, „hast Du am 15. und 16 Juni Zeit und kannst bei unserem Hybid-Event in Stuttgart die Ablaufregie übernehmen?“
Selbstverständlich konnte ich, und so kam ich sehr kurzfristig zu meinem Regie-Job auf einem hybriden Event.
Aus meiner Zusammenarbeit mit den Impulspiloten wusste ich, dass Dramaturgie, Interaktionen mit dem virtuellen Publikum, und das Schaffen von emotionalen Erlebnissen ein wichtiger Teil Ihrer Veranstaltungsplanung ist. Dazu hatte ich viel Lust und wie erwartet war auch dieses Event so konzipiert. Ganz charmant: die Geschenkekiste mit kleinen Überraschungen, die allen Teilnehmern im Vorfeld per Post nach Hause geschickt wurde. Ein simples und effektives Tool für eine schöne Verbindung zwischen On- und Offline. Und manchmal auch der Plan B für die Regie.

Das A & O einer jeden Veranstaltung – online wie offline – ist die Probe. Ob General-, Durchlauf oder Technikprobe; dieser Part ist essentiell, damit am tatsächlichen Eventtag keine bösen Überraschungen auftreten. Das klappt dann zwar nie so ganz, aber zumindest große Überraschungen können ausgeschlossen werden.
Wichtig ist eine im Vorfeld festgelegte Struktur am Probentag. Jeder Speaker, Entertainer, Musiker und alle Kreativen und Operativen, kennen den zeitlichen Ablauf, sind vorbereitet und stand by. Je besser die Vorbereitung, desto fließender der Ablauf. Der Probenfokus liegt dann auf dem Wesentliches eines hybriden Events; auf der Einstellung von Bild, Ton und Kamera, dem Test mit allen zugeschalteten Referenten und dem Proben der Übergänge zwischen Allem.
Wesentlich herausfordernder als bei Live Events ist die Moderation. Eine hybride Veranstaltung moderieren heisst kein Publikum zu haben, heisst kein direktes Feedback zu bekommen, heisst mit der dunklen Kameralinse zu flirten. Hybrid moderieren bedeutet, seinen ganzen Charme dem roten Punkt der Kamera zu schenken. Ein echter Kraftakt, der auch bei einer Eintages-Veranstaltung nicht unterschätzt werden sollte. Vielleicht kleben sich die Moderatoren unter Ihnen einfach einen Smiley an die Kameralinse, dann haben Sie immer jemanden, der sie anlacht.

Die wichtigsten Menschen in meinem Seite sind die Techniker. Vier Leute hatten ich um mich herum; Tontechnik links, Video- und Stream rechts von mir, außen der Bildmischer und der Kameramann mobil im Raum. Schön ist es, wenn es mehrere Kameras gibt, die den virtuellen Teilnehmern verschiedene Perspektiven anbieten. Eine willkommene und geschätzte Abwechslung für Auge und Aufmerksamkeit beim sonst starren auf den Bildschirm schauen.
Apropos Abwechslung; gerne habe ich die Schalten zu unserer Graphic Recorderin Ingrid und zu unserem Pianisten Tom – beide aus dem Homeoffice per Zoom dazugeschaltet – moderiert. Ein unterhaltsames Feature und ein Moment der Entspannung und Unterhaltung für alle. Uns eingeschlossen.
Bleiben wir bei der Unterhaltung: per Chat konnten und sollten sich unsere Teilnehmer aktiv ins Geschehen einbringen. Ein interaktiver Austausch zwischen Moderation im Raum und Publikum an den Bildschirmen. Unterhaltsam und echt hybrid mit einem Hauch Persönlichkeit im virtuellen Geschehen. Wichtig für das gute Gelingen; ein gutes Zusammenspiel zwischen Moderation, Regie und der Betreuung des Chats. Denn nur mit einer souveränen Moderation und der Einbindung der Chat Kommentare auf der Bühne macht das Ganze Sinn und es wird ein hybrider Schuh daraus. Unser Spassfaktor wuchs, das Publikum dankte mit positivem (Chat-)Feedback.

Kommen wir noch zum Unvorhergesehenden, Dinge die keinen Spaß machen. Internetausfall. Der Endgegner aller hybriden Formate. Auch uns suchte er heim. Mitten in der Vorstellung des Referenten und der Einblendung seiner Charts ein FREEEZE. Total Ausfall. Bildstillstand. Tonpause. Keiner meiner Wunschmomente. Alle Augen auf die Regie – was jetzt? Hier rettete mich die anfangs genannte Geschenke Box. Kurz umdisponiert und Moderator und Co-Moderator zelebrierten maximal enthusiastisch den Inhalt der Kiste. Ein begeistertes, interaktives Kaffeetrinken und Eis essen gab uns in der Regie wertvolle Minuten Zeit, den gestoppten Referenten startklar und wieder online zu schicken. Improvisation ist manchmal alles.

Fassen wir zusammen: wichtig für ein reibungsloses und flüssiges Gelingen von hybriden Veranstaltungen ist:

  • gute Vorbereitung und ein zeitlich strukturierter Probentag
  • Kleine Vorab-Geschenke (offline) sind ein emotionaler Trigger
  • ein eingespieltes Technik-Team & eine stabile Internetverbindung (ggf. exklusiv für die Veranstaltung)
  • ein Moderator*in, die weiß, wie das Publikum durch die Kameralinse aktiviert, motiviert und begeistert werden kann
  • mehrere Kameras inkl. Kameramann für abwechslungsreiche Perspektiven
  • Musikalisches und/ oder künstlerisches Entertainment für Zwischen-Schalten
  • Einen Plan für den ‚Endgegner‘; im Vorfeld besprochene Aktion, falls ein technischer Ausfall überbrückt werden muss
  • Interaktionen, die gezielt im Ablauf eingeplant sind (z.B. Chat, Abstimmungen, Quiz o.ä.)
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